Algemene voorwaarden

Onderwerp: Internationale expo- & experience dag omtrent EV mobiliteit met de focus op de toeleveranciers, EV auto’s en brom- en motorfietsen.
Doelpubliek : particulieren, corporates (fleetmanagers), zelfstandigen en (lokale) overheden
Datum & locatie : Oktoberhallen (Wieze, 03 juni 2023) – 09u30/20u

Het is de exposanten verboden de hen toegekende oppervlakte onder te verhuren aan derden. Een stand met de gewenste afmetingen zal aan elke deelnemer ter beschikking worden gesteld en dit binnen de mogelijkheden van de organisatie. Elke deelname dient bevestigd te worden door een getekend inschrijvingsformulier of een online aanvraag en dit uiterlijk 30 dagen voor de aanvang van de manifestatie.

Na inschrijving krijgt u van ons een bevestiging. Het bedrag op dit formulier is betaalbaar uiterlijk 10 dagen na verzending. Uw stand wordt pas gereserveerd na ontvangst van betaling. Het standgeld is te storten op rekeningnummer BE94 7512 1211 7014 van de bv Event & Expo. In geval van annulering 60 dagen of minder voor aanvang van de beurs is het volledige overeengekomen bedrag verschuldigd, ook indien de exposant niet komt opdagen na inschrijving. Voor laattijdige betalingen geldt een verwijlintrest van 12% op jaarbasis. Alle gerechtskosten opgelopen door bv Event & Expo omwille van niet-betaalde facturen of schade veroorzaakt door de exposant zijn betaalbaar door de exposant.

Alle materialen dienen te worden geleverd op vrijdag 2 juni 2023, tussen 07u00 en 22u00. De afbouw vindt plaats op zaterdag 3 juni vanaf 22u00 tot 4 juni 12u00. Alle materiaal dat zich nog in de hallen bevindt na 18u00 dienen wij op kosten en risico van de exposant te verwijderen.

Onder geen enkele omstandigheid mag de exposant materialen achterlaten in de beursgebouwen of op de parking. Bij niet naleven van voorgaande zullen de gemaakte opruimingskosten worden verhaald op de exposant. De grondoppervlakte moet mechanisch geveegd kunnen worden. Alle andere noodzakelijke handelingen teneinde de vloer (en de eventuele aanpalende muren) proper te krijgen, zoals bijvoorbeeld het verwijderen van tapijttape, lijmresten, enz… vallen ten laste van de exposant. Alle schade aan de infrastructuur veroorzaakt door de exposant valt eveneens te zijne laste.

Door de plaats voor de standen ter beschikking te stellen, heeft de organisator voldaan aan alle verplichtingen jegens de exposanten. De inrichters dragen geen enkel risico omtrent schade, brand en/of diefstal. Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor zijn tentoongesteld materiaal zowel tijdens als na de bezoekuren. Het behoort tot de taken van de exposant zorg te dragen voor een degelijke burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering voor de tentoongestelde goederen. De exposant is dus zelf aansprakelijk voor alle schade die wordt toegebracht aan derden. De stand dient gedurende de gehele tijdsduur van de beurs op de vastgestelde openingstijden volgens de regels ingericht en bemand te zijn door vakkundig personeel. Iedere deelnemer is verplicht een brandblusapparaat op de stand te hebben. Een rondgang met de veiligheidscoördinator zal plaatsvinden op vrijdag 2 juni 2023. Het is verboden te roken in de hallen. Het is niet toegestaan om zelf eten noch drank te voorzien.

Indien de organisator oordeelt dat het houden van de activiteit onmogelijk zou worden, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk, kunnen de deelnemers-exposanten op geen enkele vergoeding, schadeloosstelling of verlies van winst aanspraak maken. De organisator behoudt tevens het recht exposanten uit te sluiten van deelname wanneer deze de richtlijnen van de organisator of het aangesteld personeel weigeren op te volgen. Een forfaitaire verhoging van 30 % wordt aangerekend bovenop de kosten veroorzaakt door in gebreke blijvende exposanten met betrekking tot dit reglement zoals bijvoorbeeld schoonmaakkosten en ontruimingskosten.

Deelname aan de beurs of de tentoonstelling impliceert dat de exposant voorbehoudloos akkoord gaat met het reglement en de factuurvoorwaarden. Bij gebeurlijke geschillen zijn enkel de rechtbanken van Dendermonde bevoegd, onverminderd het recht van de organisator om te dagvaarden in de woonplaats van de schuldenaar. Alle juridische kosten van de organisator moeten vergoed worden door de exposant. Info & briefwisseling: Event Expo bv, Atomveldstraat 8 bus 6, 9450 Haaltert (edr@eventbox.be)